Zaczęło się zupełnie zwyczajnie. Spotkanie z kontrahentem, kilka telefonów, spokojny poranek..
Około godz. 9:00 pod firmę podjechał bus „z logo UCS”. Wysiadło kilku funkcjonariuszy; część po cywilnemu, część w umundurowaniu – z „okablowaniem”, czyli z kaburami na pasach i identyfikatorami w dłoni.
Poprosili o rozmowę z prezesem, o dostęp do komputerów i dokumentów księgowych. Po chwili w sali konferencyjnej zasiadła księgowa, a jeden z funkcjonariuszy rozpoczął protokołowanie czynności; mamy przesłuchanie.
To nie scena z filmu. To autentyczny przykład tego, jak w praktyce może wyglądać kontrola celno-skarbowa.
Moim zaś celem jest przedstawienie strategii działania, na wypadek tej średnio komfortowej sytuacji.
Poświęć 2 minuty, przeczytaj.
➡️ Zaskoczenie wpisane w procedurę
Kontrola celno-skarbowa jest szczególnym rodzajem kontroli przewidzianej w ustawie o Krajowej Administracji Skarbowej – KAS (art. 54 i nast.).
W przeciwieństwie do klasycznej kontroli podatkowej z Ordynacji podatkowej, ta może rozpocząć się bez uprzedniego zawiadomienia i często się tak dzieje.
Wtedy nie ma tygodnia na przygotowanie, segregację dokumentów czy konsultacje z prawnikiem. Trzeba działać szybko i wiedzieć jak się zachować.
Kontrolę wszczyna się z urzędu, a datą jej rozpoczęcia jest dzień doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
W przywołanej przeze mnie historii tak właśnie było: upoważnienie doręczono na miejscu, po okazaniu legitymacji służbowych. Funkcjonariusze wyjaśnili, że działają w ramach kontroli w zakresie „prawidłowości rozliczeń VAT za rok 2023”. Ustawa pozwala im działać natychmiast, a co więcej, jeśli sytuacja tego wymaga, mogą rozpocząć czynności nawet na podstawie samej legitymacji służbowej, a upoważnienie doręczyć dopiero w ciągu kolejnych dni.
➡️ „Prosimy o dostęp do serwera” – uprawnienia kontrolujących
Z chwilą rozpoczęcia kontroli funkcjonariusze KAS zyskują bardzo szerokie uprawnienia. Mogą oni:
- wejść na teren przedsiębiorstwa i do pomieszczeń związanych z działalnością gospodarczą,
- żądać okazania dokumentów, ewidencji i danych z systemów księgowych,
- zabezpieczyć nośniki danych (laptopy, dyski, serwery),
- żądać wyjaśnień od pracowników, w tym osób odpowiedzialnych za księgowość,
- zabezpieczyć towar lub majątek, jeżeli zachodzi obawa, że podatnik uchyli się od zobowiązań.
W praktyce działania te mogą wyglądać bardzo stanowczo. W opisywanym przypadku funkcjonariusze poprosili o natychmiastowy dostęp do serwera i dokumentacji źródłowej. Zabezpieczyli dwa komputery z działu finansowego, wykonali kopie danych i przeszli do przesłuchania księgowej.
Wszystko odbyło się formalnie, ale wierzcie mi dla osób postronnych było to naprawdę duże zaskoczenie.
➡️ Czego nie ma w tej kontroli
To, co często myli przedsiębiorców, to fakt, że kontrola celno-skarbowa nie jest tym samym, co kontrola podatkowa. Tak nie jest. Nie ma tu np. protokołu, do którego wnosi się zastrzeżenia (jak w art. 291 Ordynacji podatkowej), a po zakończeniu czynności funkcjonariusze sporządzają wynik kontroli, który przedstawia ustalenia i ocenę organu.
Jeżeli podatnik zgadza się z ustaleniami – może złożyć korektę deklaracji. Ale uwaga – ustawa daje na to tylko 14 dni od doręczenia upoważnienia do kontroli. Korekty złożone po tym terminie nie wywołują skutków prawnych. Po zakończeniu kontroli, jeżeli organ uzna, że nadal istnieją nieprawidłowości, kontrola automatycznie przekształca się w postępowanie podatkowe (art. 83 ust. 1 KAS). Tutaj podpowiem, żeby pilnować tego terminu. Jego przekroczenie skutkować będzie bowiem wydaniem przez organ decyzji podatkowej z rażącym naruszeniem prawa, dającym podstawę do stwierdzenie nieważności takiego rozstrzygnięcia.
➡️ Prawa i obowiązki kontrolowanego
W trakcie kontroli podatnik ma oczywiście szereg obowiązków, ale też kilka istotnych praw, o których warto pamiętać. Warto podkreślić, że organ nie może działać poza zakresem upoważnienia – każde żądanie musi odnosić się do przedmiotu kontroli określonego w dokumencie wszczynającym.
Podatnik ma obowiązek:
- umożliwić dostęp do dokumentacji, systemów informatycznych i pomieszczeń związanych z działalnością,
- udzielać informacji i wyjaśnień,
- umożliwić kopiowanie i zabezpieczanie danych.
Podatnik ma prawo:
- zapoznać się z upoważnieniem i tożsamością kontrolujących,
- otrzymać kopie zabezpieczonych dokumentów i danych,
- uczestniczyć w czynnościach kontrolnych (brać aktywny udział),
- być informowany o przedłużeniu czasu trwania kontroli i jej zakończeniu.
➡️ Kiedy kończy się kontrola
Zgodnie z ustawą o KAS, kontrola powinna zakończyć się w ciągu 3 miesięcy od dnia wszczęcia, chyba że organ wskaże przyczyny jej przedłużenia i nowy termin. W praktyce dzieje się tak często – szczególnie przy sprawach o większym stopniu skomplikowania, gdzie analiza danych trwa tygodniami.
➡️ Zasada ograniczonego zaufania
Ta historia nie jest wyjątkowa. W ostatnich latach kontrole celno-skarbowе stają się coraz częstsze i coraz bardziej zdecydowane. Choć funkcjonariusze działają w granicach prawa, nie można zakładać, że każda ich interpretacja będzie dla podatnika korzystna. Dlatego warto zachować zasadę ograniczonego zaufania: nie panikować, nie podpisywać dokumentów w pośpiechu, skrupulatnie sprawdzać, co dokładnie wynika z upoważnienia oraz co i w jakim trybie jest zabierane.
Nawet jeśli kontrola przebiega sprawnie, to każdy szczegół formalny może mieć znaczenie później, np. już w ewentualnym postępowaniu podatkowym lub sądowym.
➡️ Spokojnie i z głową
Kontrola celno-skarbową nie musi oznaczać kłopotów, ale zawsze oznacza poważną procedurę. Nie warto jej lekceważyć. Funkcjonariusze mają prawo działać szybko i zaskoczyć przedsiębiorcę, ale to nie znaczy, że podatnik jest bezradny.
***
Jeśli Twoja firma mierzy się z podobną sytuacją lub masz wątpliwości, jak reagować na działania organu – chętnie pomogę uporządkować temat. Kontrola może dotyczyć VAT-u, podatku dochodowego, akcyzy i innych obszarów. Wiem, jak stresujące potrafią być takie sytuacje. Mogę pomóc przejść przez to spokojnie i z planem.
